Um empreendedor está sempre ocupado e com várias pendências para resolver, porém, ele assim como todo mundo está sujeito a contratempos, e perder um prazo, se atrasar para um compromisso importante ou reunião pode significar um estremecimento de relação com cliente e consequentemente prejuízo. Muitas vezes, isso acontece por causa de organização. Entretanto, algumas atitudes simples do dia a dia podem ajudar você.
José Luiz Cunha, que é empresário sentiu na pele os efeitos da falta de organização de fornecedores e clientes quando tinha empresas de tecnologia. Tanto que ele se especializou em planejamento e criou uma empresa, a OZ! Organize Sua Vida, para ajudar as pessoas a administrarem melhor seu tempo. Ele dá consultorias, palestras e mantém um site.
José Luiz notou que essa desorganização geralmente vem da mesa de trabalho ou da agenda de compromissos, e esses problemas podem afetar sua produtividade. Se o empreendedor tem que parar a todo o momento para procurar os materiais necessários para determinada tarefa, isso faz com que ela perca tempo e dinheiro.
Com a ajuda de Cunha, a UOL listou 10 dicas para o empresário ser mais produtivo. O empreendedor normalmente tem muitas responsabilidades e muitas coisas a fazer. Se não tiver organização adequada, isso vai impactar nos resultados do negócio”, afirma.
1. Tenha uma agenda organizada
Anote todas as tarefas, compromissos e lembretes na agenda, que deve ser o mais importante instrumento de trabalho do empreendedor. Nunca se separe de sua agenda, se preferir, utilize um smartphone que irá lhe avisar sobre seus compromissos. Planeje a semana na agenda e depois faça revisões diárias, isso vai ajudar a diminuir o stress e melhorar o desempenho no trabalho.
2. Planeje, sempre
Uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho. Todo empreendedor tem muitas ideias e muitos projetos em mente, e criar o hábito de planejar, saber o que está fazendo agora, para onde deve ir e por qual caminho vai fazer a diferença.
3. Tenha um arquivo organizado
Para quem não quer perde tempo procurando documentos importantes, é ideal ter um arquivo organizado. Crie um sistema que funcione bem pra você, com categorias claras e objetivas.
4. Mantenha seu espaço de trabalho organizado
Mantenha sempre seu local de trabalho limpo e organizado Entenda que a bagunça é um grande ladrão de tempo, que prejudica a concentração e contribui para o aumento do stress.
5. Mantenha seu computador organizado
Organize sua caixa de entrada de e-mails e procure mantê-la sempre vazia. Tenha seu desktop limpo, seus arquivos corretamente nomeados e suas pastas bem categorizadas. Manter o computador organizado pode garantir uma grande economia de tempo e aumentar a produtividade.
6. Não tente ser um super-herói
Alguns empresários tentam acumular muitas tarefas, às vezes, acima da sua capacidade, pois não sabem que isso diminui a eficiência na realização das tarefas. Mantenha o foco e a concentração em uma tarefa de cada vez, para ganhar qualidade e produtividade. Se você puder delegar algumas tarefas, faça isso. Depois de tirar dos seus ombros o "eu tenho que fazer tudo sozinho", você será capaz de fazer mais coisas.
7. Defina prazos e alarmes
Existem várias formas de utilizarmos prazos e alarmes para nos ajudarem a lembrar de compromissos importantes. Se você tem tendência a iniciar projetos, mas se distrai com facilidade, alarmes podem ser o indicado para você.
Quando começar um projeto ou tarefa, defina um tempo e coloque um alarme, por exemplo, para 15 minutos. Se o alarme tocar e você ainda estiver trabalhando no projeto, ótimo! Se não está, o alarme vai te ajudar a lembrar que deve voltar para a tarefa.
8. Acabe com a bagunça
Voltamos para a bagunça, lembre-se, ela é uma das principais causas da improdutividade. Se você não encontra suas coisas, pode ser porque não tem um espaço limpo e organizado para trabalhar, ou você está estressado com a bagunça, e isso pode detonar sua produtividade.
9. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia está ai para te ajudar, use-a. Defina que tecnologias são necessárias para o bom andamento do seu trabalho. Algumas podem ser obrigatórias, como um bom computador de mesa ou notebook e conexão básica de Internet. Outras podem ser desejáveis, como uma conexão banda larga de alta velocidade e um smartphone adequado, pois podem melhorar a sua produtividade.
10. Organize-se para traballhar em casa
Você nunca sabe que tipo de problemas podem vir a ocorrer em seu trabalho, por isso, mantenha um escritório em casa caso aja necessidade. Porém, trabalhar em casa requer alguns cuidados. Seu maior desafio é manter-se organizado e gerenciar seu tempo, convença sua família que você está trabalhando. Uma posição firme é essencial. Não tente assumir seu papel de pai ou mãe e de profissional ao mesmo tempo.
Com informações do site UOL
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