Neste artigo não vou citar como escrever um bom e-mail, com coisas do tipo: utilize saudações, finalize o e-mail agradecendo, seja claro e etc. Não! Isso você já deve saber, vou te dizer o que nunca te disseram, mas que com certeza te julgaram, mostrarei ações que você NÃO deve tomar ao utilizar o e-mail com sua equipe ou clientes externos
A comunicação por e-mail, devido a não estarmos vendo o autor, o olho no olho, suas emoções e expressões faciais, pode parecer como fria ou pouco expressiva, com isso, cada palavra deve ser escolhida cuidadosamente para tentar ao máximo passar o que realmente se espera com a mensagem. Se não for utilizado uma comunicação clara e eficiente pode levar a muitos prejuízos para quem o escreve e até mesmo para empresa.
Neste artigo não vou citar como escrever um bom e-mail, com coisas do tipo: utilize saudações, finalize o e-mail agradecendo, seja claro e etc. Não! Isso você já deve saber, vou te dizer o que nunca te disseram, mas que com certeza te julgaram, mostrarei que ações você NÃO deve tomar ao utilizar o e-mail com sua equipe ou clientes externos.
Seguem algumas dicas importantes para que sua mensagem seja interpretada com sucesso: 1) Seja direto (a), objetivo (a), “sem arrudeios” Ex: Venho tratar, com intuito de solucionar, referente a , preciso de sua ajuda... 2) Antes de enviar o e-mail verifique atentamente se todos que estão em cópia precisam realmente estar envolvidos com o assunto, pega muito mal encher a caixa de entrada dos outros, com o que não interessa.
Fique esperto neste ponto principalmente quando clicar em responder para todos, tem algumas respostas que não precisam ser dadas para todos; 3) Tenha muito cuidado com a mensagem que quer passar principalmente se for para toda equipe com seus líderes em cópia, talvez você não tenha a chance de causar outra impressão; 4) Mesmo que o e-mail traga uma mensagem de solicitação que você não concorda, algo que praticamente é difícil de ser feito, NUNCA responda para equipe com sua opinião totalmente opositiva, primeiro: deixe clara a objeção, cite somente a mais importante, mesmo que tenha várias e finalize com uma frase de incentivo, por exemplo: vamos dar o nosso melhor, vamos tentar, estamos indo em busca.
Com essa atitude você demonstra liderança com sua equipe, mesmo que no momento você não ocupe este cargo, além disso, seu superior com certeza vai refletir em cima da sua principal objeção e vai encará-la como uma crítica construtiva e não como um empecilho, afinal de contas tem ações que mesmo com todos os “empecilhos” a atividade deve ser concluída. 5) Não responda um e-mail se o emissor não se referiu a você ou a sua área, mesmo você estando em cópia, se fizer isto passará a impressão de que está tomando a frente de algo que não lhe cabe ou que quer “aparecer” no lugar do outro; se por acaso seja um assunto muito importante e que a pessoa que deveria responder não o fez, entre em contato, confirme a resposta e com sutileza solicite que a mesma responda o e-mail.
6) Se você quer dizer algo como “te liguei, mas não atende ao telefone” troque por expressão que na verdade vai dizer a mesma coisa, mas de forma positiva: “Tentei falar por telefone, mas não consegui por gentileza entrar em contato” 7) Cuidado como uso das exclamações ( ! ) ela deve ser utilizada em frases emocionantes, humorísticas e gritantes, mas cuidado! Esse recurso é utilizado para expressar emoções fortes, muitas pessoas utilizam tanto, que acabam banalizando a mensagem, além de dar uma idéia de imposição por também se tratar de algo gritante. 8) Passe a mensagem sendo você mesmo, com suas características, utilizando sempre o bom senso, a extrema formalidade muitas vezes atrapalha, quanto mais natural e espontâneo você se expressar, o que não quer dizer informalidade, mas proximidade terá com o leitor do e-mail.
Lembre-se por mais que se tenha um laço de amizade, ou tempo que você trabalha com a equipe é importante lembrar que no e-mail corporativo, vocês são profissionais; 9) Nunca responda um e-mail por impulso, principalmente se for algo que não gostou, pense, reflita e antes de enviar releia. Mas também se for algo positivo não passe mais de um dia para responder para não perder a emoção do momento.
10) Como fiz nesse artigo, se tiver que explicar alguma coisa, explique por tópicos, o leitor poderá entender com mais clareza e você certamente terá segurança referente à mensagem que está passando. 11) Atualize-se sempre com meios de comunicações diferentes: revistas, jornais, sites, estes meios possuem diversos tipos de linguagem, isso facilitará sua interpretação e irá te ajudar a desenvolver e aprimorar sua comunicação. Ah agora é contigo, tenha sempre muita cautela, pois se tratando de emails, às vezes, ao contrário do provérbio popular, o que os olhos não vêem o coração pode sentir. Siga em frente, muita luz e muito sucesso.
Fonte: Administradores
Nenhum comentário:
Postar um comentário