Ter uma empresa sempre exige que o empresário esteja atento a uma série de detalhes e documentos. Até mesmo depois de consolidada a empresa é preciso estar atento à papelada e manter esses documentos atualizados.
Como destaca a consultora, Sandra Fiorentini, existem alguns documentos que precisam estar sempre à disposição da fiscalização. “Caso o empreendimento não esteja com tudo em dia, pode ser autuado e correr o risco de receber uma multa ou até ter a empresa fechada”.
Saiba quais são os documentos que não podem faltar na sua empresa, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.
Alvará
É a autorização que toda empresa tem para funcionar e obedece a critérios municipais. “Para conseguir a autorização, é preciso verificar se o local do imóvel está regularizado, se a planta está regularizada junto à prefeitura, se a lei de zoneamento permite determinada atividade naquela região”, esclarece Sandra.
O alvará deve ser renovado periodicamente, o que também varia em cada cidade, em algumas o prazo é de 01 ano, em outras, de 2 anos. Isso é resolvido junto a cada prefeitura. Importante lembrar que em esse documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
CNPJ
Sem esse documento não é possível fazer nada, pois ele funciona como o RG da empresa. Qualquer débito em aberto junto à Receita Federal, como a ausência de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, pode levar à suspensão ou restrição do CNPJ.
Inscrição estadual e municipal
Toda empresa de comércio precisa ter um cadastro junto à Secretaria de Fazenda do seu estado. No caso das prestadoras de serviço, este registro deve ser feito pelo município. Os motivos que levam a restrições nesta documentação são semelhantes aos do CNPJ, porém, na esfera estadual e municipal.
Relação Anual de Informações Sociais
A RAIS, ou Relação Anual de Informações Sociais, diz respeito à contratação de pessoas e controla as atividades trabalhistas no país. A entrega do documento é obrigatória todo ano, mesmo que não haja contratações. A única exceção são os empreendedores individuais, que estão dispensados da entrega.
A relação pode ser enviada pela internet, no site do Ministério do Trabalho. Em caso de ausência, a empresa é multada. A taxa é calculada pelos dias de atraso, levando em consideração a quantidade de empregados omitidos, até 30 dias, o valor por empregado é de 4,47 reais, e aumenta conforme o tempo.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é a forma pela qual o Ministério do Trabalho controla quem foi demitido e admitido. No site do órgão é possível preencher o formulário. Em caso de não entregar o documento, o empresário precisa justificar e também está sujeito a uma multa.
Livro
Toda empresa deve manter documentos que registram as atividades contábeis no local. São os livros diáriso, razão, entradas e saídas. No primeiro devem constar todas as movimentações dentro da empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razão enumera por tipo de pagamento (banco, caixas ou fornecedores) as movimentações. Entradas e saídas dizem respeito às compras de estoque e vendas de produtos realizadas.
Guias
Também deve estar na mão a Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Ela deve ser entregue mensalmente e pode ser preenchida no site da Receita Federal. É necessário informar os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e os valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores. Outro documento importante é a Guia da Previdência, que comprova o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal e também deve estar sempre em dia.
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