Reuniões são importantes, claro. Mas não há como negar que muitas mais atrapalham do que ajudam: são longas, fazem com que os funcionários percam parte do expediente e podem não resolver os problemas que motivaram o próprio encontro. A boa notícia é que é possível tornar esses momentos mais dinâmicos e produtivos.
Abaixo, listamos cinco opções, sugeridas por Alair Helena Ferreira, coordenadora do curso de tecnologia e gestão de recursos humanos do Centro Universitário Senac, e por Jean Rosier, sócio da escola de atividades criativas Perestroika. Antes de escolher uma delas, porém, vale ter em mente uma observação de Alair: “A cultura do negócio e as características do time têm de ser levadas em conta na hora de decidir como a reunião será feita". Confira:
1 - Brainstorming em ritmo de game
A técnica de brainstorming é bastante conhecida no mundo corporativo e consiste em uma verdadeira “tempestade de ideias”. É nessa hora que os participantes de uma reunião fazem sugestões e propostas que podem ser aplicadas em uma empresa. Na Perestroika, com o objetivo de estimular a criatividade, foi instituído em “brainstorming gamificado”, nas palavras de Rosier.
Funciona assim: os participantes são divididos em grupos e, assim como nos jogos eletrônicos, o processo é dividido em fases. Na primeira, o que importa é a quantidade de ideias propostas – todas as sugestões, por mais absurdas que possam parecer, são anotadas por um membro do time. A equipe vencedora é aquela que pensar em mais ideias. Nas fases seguintes, as ideias são desenvolvidas pelos participantes. Em cada passo, há uma premiação simbólica para o grupo que teve o melhor desempenho. “A competição ocorre por um bem comum, o que traz benefícios para todos, não importando quem ‘ganhou’ ou ‘perdeu’”, diz Rosier.
2 - Sem liderança, com mediação
Nessa proposta, quem normalmente lidera a reunião assume o papel de mediador, uma figura que se mantém mais distante e só interfere quando é preciso manter o foco dos participantes nos assuntos que interessam. "Para que um encontro desses funcione, o mediador precisa conhecer e confiar nos membros de seu time. Ele também deve conduzir o grupo para que todos os assuntos sejam discutidos efetivamente e no tempo certo", afirma a professora do Senac.
3 - Chapéus pensantes
Um processo criativo diferente utilizado nas reuniões da Perestroika envolve o uso de chapéus coloridos. Cada um deles indica uma característica: o participante que coloca um chapéu preto só enxerga uma situação de forma negativa, enquanto quem estiver com o amarelo é o maior dos otimistas; já o portador do chapéu branco fala tudo com base em números, sem dar nenhum palpite, e quem usa o vermelho encarna o papel de quem só opina, sem se ater aos dados; por fim, a dinâmica conta com um chapéu verde, que confere a quem o usa a função de abusar de ideias criativas, e um azul, utilizado pela pessoa que vai organizar tudo o que for discutido.
De acordo com Rosier, a distribuição dos chapéus pode ser feita conforme com a personalidade de cada membro da equipe, mas pode obedecer a outros critérios. “Na verdade, o arranjo pode ignorar as características dos participantes. Isso fará com que todos enxerguem uma questão de forma diferente”, afirma.
4 - Contagem regressiva
Um cronômetro pode ser utilizado na tentativa de acelerar uma reunião. A ideia é simples: acabou o tempo, acabou a conversa. Segundo a professora do Senac, a prática surte mais efeito quando uma equipe faz encontros diários, que precisam ser rápidos. "Em outros casos, a contagem regressiva pode deixar os participantes angustiados e, por questão de segundos, impedir o surgimento de uma boa ideia."
5 - Tática antibombardeio
A timidez e o medo de ter as ideias rejeitadas fazem com que muita gente fique de boca fechada durante uma reunião. Para evitar que as sugestões dos participantes sejam “bombardeadas” por outros, a Perestroika usa uma tática batizada por eles de “Yes... And” (“Sim... E”). São essas as palavras que deverão servir como resposta a qualquer sugestão – nunca “não”.
Nesse tipo de reunião, os outros participantes sempre precisam somar conceitos à ideia inicial e nunca derrubá-la. Quando a sugestão não é das melhores, vale adaptá-la até que ela se transforme em algo que pode ser aplicado. “Dessa forma, ninguém deixa de falar o que pensa, e pode ser que uma tática como essa contribua para que coisas muito legais sejam propostas”, diz Rosier.
Com informações da Revista Pequenas Empresas e Grandes Negócios.
